Prilaku dalam Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan organisasi, gaya kepemimpinan seorang
pemimpin adalah hal yang penting diperhatikan. Kepemimpinan dalam sebuah
organisasi dituntut untuk bisa membuat individu-individu dalam organisasi yang
dipimpinnya bisa berperilaku sesuai dengan yang diinginkan oleh pemimpin untuk
mencapai tujuan organisasi. Maka dari itu seorang pemimpin haruslah bisa
memahami perilaku individu-individu di dalam organisasi yang dipimpinnya untuk
bisa menemukan gaya kepemimpinan yang tepat bagi organisasinya.
Perilaku individu berbeda satu dengan yang lainnya. Hal
ini tergantung dari stimulus atau hal-hal yang bisa memotivasi individu
tersebut untuk berprilaku dan juga bagaimana individu tersebut mengelola
menindaklanjuti stimulus tersebut. Perbedaan inilah yang memunculkan adanya
perilaku yang bersifat positif dan negative.
Perilaku individu yang bersifat positif dan negative
tersebut tentunya juga berhubungan dengan gaya kepemimpinan. Hal tersebut dapat
dilihat pada teori perilaku yang dipaparkan oleh Douglas McGregor dalam buku
The Human Side of Enterprises (1983) yaitu teori X dan Y. Teori ini menyebutkan
bahwa individu terbagi menjadi dua karakteristik yang berbeda. Teori X
mengasumsikan individu bersifat negative dan teori Y mengasumsikan individu
bersifat positif. Salah satu asumsi dari teori X adalah kebanyakan orang harus
dikontrol secara ketat dan seringkali dipaksa untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan asumsi teori Y
adalah kebanyakan orang bersifat self-directed dalam pekerjaannya jika motivasi
diberikan dengan cara yang tepat.
Gaya atau perilaku kepemimpinan terkait dengan
karakteristik tersebut. Gaya kepemimpinan menurut Kenneth Blanchard (1988, p.1)
adalah pola perilaku pada saat seseorang mencoba mempengaruhi orang lain dan
mereka menerimanya. Pemimpin dapat dapat memimpin dengan gaya kepemimpinan yang
disesuaikan dengan perilaku teori X dan Y yang dimiliki oleh pegawai/
karyawannya. Penyesuaian ini dibutuhkan agar pemimpin dapat memimpin dengan
baik dan tepat sehingga tidak salah arahan ataupun sasaran
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselaran
tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan
pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan
agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual
organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten
dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang
tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong
individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi
biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik
pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:
1.
Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka
sendiri?
2.
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
2.1.1
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI
KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal maupun proses
informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan,
konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian
keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang
sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses
informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena
untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus
berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem
formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat
internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih
keselasan dengan tujuan perusahaan.
a.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah
norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana
organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara
kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas
pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki
oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas
bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi
beroperasi.
b. Faktor-faktor Internal
1.
Budaya
Faktor internal yang terpenting
adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama,
nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang
implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran
organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa
menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal
yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2.
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali
memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya
manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang mereka anggap
sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak
pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang
beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain
ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya
dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara
berkeliling (management by walking around); sementara ada juga manajer yang
menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3.
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan
organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas
resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang
ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa
dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di
organisasi yang bersifat informal.
4.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan
organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan
yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen
resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak
resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari
berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki
interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan
persepsi.
2.2 SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah
sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua
jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah
:aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan
pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan,
pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan
tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa
dilihat di bawah ini :
1.
Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang
yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan
pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.
2.
Manual
Ada banyak pertimbangan untuk
memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang
mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang
diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi
birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain.
Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan
dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang
tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3.
Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di
rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang
mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan.
Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan
dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan
pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa
sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup
pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.
4.
Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian tugas didefinisikan
sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara
efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui
peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis,
maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan
melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia
dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan
belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat
tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain.
Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan
dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
2.3 JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan
memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis
struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi.
Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya
organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1.
Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2.
Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian independen dari perusahaan.
3.
Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
2.3.1 Organisasi-organisasi
fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi
fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan
khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang
berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang
manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar
akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang
manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut
lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para
buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan
seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur
fungsional adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada
struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat
ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah
(seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut
sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada
cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri
dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa
manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan
antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di
tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang
lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional
tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar
yang beragam.
2.3.2 Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis
dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat
pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi,
bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran
sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
2.3.3 Implikasi terhadap
Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam
pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan
diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dala
organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk
meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
2.4 FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab
dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut
sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini
adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan
fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2.
Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian
pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3.
Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan
laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan
proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta
mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.
Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian
untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5.
Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam
pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
2.4.1 Relasi ke Jajaran
Organisasi
Fungsi pengendalian adalah
fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk
merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan
informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun
mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk
menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke
bawah melalui jalur organisasi.
2.4.2 Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau
tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang
kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem
pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian
pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan
bantuan.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Tujuan utama system pengendalian
manajemen adalah menyelaraskan tujuan-tujuan, yaitu system harus dirancang
sedemikian rupa sehingga tindakan setiap anggota perusahaan untuk meraih
kepentingannya sendiri bisa selaras dengan kepentingan organisasi.
Factor-faktor informal juga memberikan pengaruh besar untuk meraih tujuan
tersebut. Factor terpenting dari semua ini adalah budaya organisasi. Setiap
system pengendalian manajemen harus mengetahui bahwa organisasi yang bersifat
informal berdiri berdampingan dengan organisasi yang bersifat formal serta
perlu diperhitungkan dalam merancang sebuah system. Selain factor informal,
proses pengendalian juga dipengeruhi oleh aturan-aturan, tuntutan-tuntutan dan
prosedur-prosedur yang membentuk system pengendalian secara formal.
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Robert
N. dan Vijay Govindarajan. 2005. Management Control System (Sistem Pengendalian
Manajemen). Jakarta: Salemba Empat.
Comments
Post a Comment